Aquela planilha que alguém da equipe atualiza todo dia porque o sistema não dá conta de um pedaço do trabalho pode ser mais do que um hábito. Para a Crosoften, empresa brasileira de engenharia de software, ela é um dos sinais de que a ferramenta contratada deixou de caber na operação.

O hábito é comum. A 36ª Pesquisa Anual do Uso de TI da FGV (Fundação Getulio Vargas), feita com 2.672 médias e grandes empresas, mostra que 90% do uso de ferramentas de inteligência analítica nas áreas financeiras ainda acontece no Excel.

“Muita empresa já paga por um software sob medida sem perceber. Só que paga em horas da equipe, todos os meses”, afirma Rafael Melo, CEO da Crosoften.

Os sinais do dia a dia

Além das planilhas paralelas, entram na lista o retrabalho manual e as consultorias contratadas só para ajustar o sistema ao que a empresa precisa. Quando isso vira rotina, a equipe passa a adaptar o próprio trabalho à ferramenta, e não o contrário.

Outro sinal é a mensalidade que cresce mais rápido que o negócio. Licenças cobradas por usuário ou por consumo ficam mais caras a cada contratação e a cada aumento nas vendas. Um levantamento global da Zylo, empresa americana de gestão de softwares por assinatura, analisou mais de 40 milhões de licenças e encontrou, em média, 36% delas sem uso. No mesmo estudo, 61% dos líderes de TI disseram ter cortado projetos por causa de reajustes inesperados.

Há ainda o tempo gasto para fazer sistemas diferentes trocarem informações e a preocupação com dados sensíveis, que ganhou peso com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) e com o uso de inteligência artificial sobre as bases das empresas.

O jeito de trabalhar como vantagem

Para Melo, o sinal mais importante é outro: quando o processo é justamente o que diferencia a empresa. Ferramentas prontas são pensadas para o caso médio e funcionam bem em tarefas que todo mundo faz igual. Uma forma própria de precificar, de organizar entregas ou de atender o cliente, no entanto, perde força quando é encaixada num modelo genérico.

“Ninguém deveria começar um projeto sob medida porque acha a ferramenta pronta cara. O ponto é outro: quando o seu jeito de operar é o que faz o cliente escolher você, encaixá-lo num sistema genérico é abrir mão da vantagem”, diz o CEO.

Quando a ferramenta pronta resolve

A Crosoften, fundada em 2003, com mais de 2.500 projetos entregues e cerca de 800 desenvolvedores, não recomenda desenvolver tudo. Rotinas padronizadas, negócios que ainda testam o modelo e empresas sem orçamento para manutenção contínua costumam se dar melhor com a solução de mercado. “Sob medida não é sinônimo de melhor. É a escolha certa quando o software vira parte do produto ou da forma de competir”, resume.

Como começar sem dor de cabeça

O medo de quem pensa em ter sistema próprio é o projeto que nunca acaba. Para evitar isso, a empresa fecha escopo, preço e prazo antes de começar. O trabalho parte de acordo de confidencialidade e diagnóstico, segue com proposta fechada e entregas em ciclos de 60 dias, em média, com pagamento por etapa e garantia de cinco anos contra bugs e defeitos de desenvolvimento.

Se a planilha paralela, o retrabalho ou a consultoria de adaptação já fazem parte da rotina, o sistema da empresa provavelmente não atende mais. O passo seguinte é identificar quais desses processos diferenciam o negócio e começar por um deles, antes de pensar em trocar todas as ferramentas.