Saber quanto a empresa gastou com viagens a trabalho no mês parece simples. Descobrir em quais áreas, destinos e tipos de despesa esse dinheiro foi parar costuma dar bem mais trabalho, principalmente quando as informações estão espalhadas por planilhas, e-mails e setores diferentes.

É aí que a organização dos dados faz diferença, segundo a MAAC Travel, que atua na gestão de viagens corporativas com foco no controle das despesas e na integração das etapas da operação.

Diego Chrispim, gestor de Sucesso do Cliente da MAAC Travel, explica: “Quando os dados estão dispersos, o gestor precisa solicitar informações a diferentes áreas ou realizar levantamentos manuais para entender o que aconteceu. Com registros organizados, é possível acompanhar os gastos por departamento, centro de custo, destino e tipo de despesa, além de identificar compras fora da política e custos relacionados a alterações e cancelamentos. Essa visibilidade permite que a empresa avalie os motivos das ocorrências e tome decisões com base em informações mais consistentes”.

Toda viagem deixa registros

Cada deslocamento gera uma série de informações: a reserva, a nota fiscal, a classificação da despesa, as alterações de voo, os cancelamentos e os reembolsos. Quando tudo isso fica registrado, a empresa consegue comparar o valor previsto com o que realmente gastou. Quando não fica, o gestor precisa correr atrás dos dados depois.

Gastos que passam despercebidos

Alguns custos só aparecem quando os números são organizados. Uma passagem comprada fora do prazo, uma hospedagem acima do limite ou uma alteração sem acompanhamento parecem pequenas, mas, repetidas ao longo dos meses, pesam no orçamento do ano.

As compras fora dos canais da empresa também preocupam. Em sondagem da GBTA (Global Business Travel Association) divulgada em janeiro de 2026, com 571 profissionais do setor em 40 países, 39% dos compradores de viagens corporativas apontaram o leakage, como são chamadas as reservas feitas fora dos canais definidos pela empresa, entre os maiores desafios operacionais do ano.

Chrispim lembra que o tempo gasto para reunir essas informações também tem preço. “Muitas vezes, a empresa concentra sua atenção no preço da passagem ou da hospedagem, mas não considera o tempo gasto pelas equipes para corrigir informações, localizar documentos, conferir despesas e resolver problemas operacionais. Esses processos também consomem recursos e precisam fazer parte da análise de custos. Quando existe uma gestão estruturada, fica mais fácil identificar onde estão os desvios e entender quais medidas podem melhorar o controle da operação”, diz.

Um mercado de R$ 102 bilhões

O volume ajuda a entender a atenção ao tema. Segundo o LVC (Levantamento de Viagens Corporativas), realizado pela FecomercioSP (Federação do Comércio de Bens, Serviços e Turismo do Estado de São Paulo) em parceria com a Alagev (Associação Latino-Americana de Gestão de Eventos e Viagens Corporativas), as empresas brasileiras gastaram cerca de R$ 102 bilhões com viagens corporativas no primeiro semestre de 2026, o maior valor da série histórica e 5,8% a mais que no mesmo período de 2025.

Dados viram prioridade nas equipes

Ler esses números é uma habilidade cada vez mais valorizada. Estudo da GBTA em parceria com a Cvent, divulgado em novembro de 2026 com 270 gestores de viagens da América do Norte e da Europa, mostra que 35% deles apontam a análise de dados e a elaboração de relatórios como a principal competência que gostariam de reforçar no time.

Para descobrir para onde vai o dinheiro das viagens, a empresa precisa de registros organizados por departamento, centro de custo, destino e tipo de despesa, incluindo o que muda depois da reserva.