Quem organiza viagens de trabalho hoje provavelmente já usa algum aplicativo para emitir passagem, aprovar despesa ou fechar relatório de reembolso sem falar com ninguém. Mas até onde esse tipo de ferramenta realmente dá conta da rotina de viagens de uma empresa?

Para a MAAC Travel, agência especializada em gestão de viagens e despesas corporativas, a resposta depende do tipo de situação: no dia a dia, o aplicativo resolve bem; quando algo foge do script, não resolve sozinho.

A tecnologia hoje é parte da rotina de qualquer empresa que viaja com frequência. Faturamento automatizado, aprovação de política de viagem em segundos e conciliação de nota fiscal em tempo real tiraram do papel etapas que antes tomavam tempo do financeiro e do RH. Ninguém mais discute se vale a pena digitalizar viagens e despesas corporativas (o famoso Travel&Expense): a ferramenta virou parte da estrutura da empresa, tanto quanto um sistema de folha de pagamento.

O ponto de atenção aparece quando a malha aérea atrasa em cadeia, um aeroporto fecha por causa do tempo ou uma fronteira muda de regra de uma hora para outra. Esses cenários não têm uma tela de autoatendimento pronta para resolver. E é justamente aí, segundo a MAAC Travel, que o aplicativo sozinho perde força.

Diego Chrispim, gestor de Sucesso do Cliente da MAAC Travel, resume a lógica assim: “Em cenários normais, o algoritmo entrega a velocidade que a empresa precisa. Mas quando a operação enfrenta uma ruptura crítica, a solução não vem de um tíquete em fila de espera automatizada. Ela depende de um especialista, uma equipe completa que compreenda a urgência daquele compromisso corporativo, tenha autonomia de decisão e acesse canais diretos de fornecedores em questão de minutos”, afirma Diego.

Na prática, isso significa que uma decisão tomada sob pressão, tipo remarcar toda uma equipe que perdeu conexão em cima da hora, exige entender as prioridades daquela empresa, o orçamento disponível e, principalmente, ter contato direto com companhias aéreas e hotéis para resolver rápido, sem esperar em fila de atendimento padrão.

Para quem decide qual ferramenta ou agência usar na empresa, o app com a tela mais bonita já não é o critério mais importante, porque isso é algo que toda plataforma tende a ter em algum momento. O que separa uma opção da outra é a capacidade de manter a viagem de pé mesmo quando o plano original não existe mais.

No fim das contas, a lógica que a MAAC Travel defende não é escolher entre tecnologia e atendimento humano, mas usar os dois onde cada um funciona melhor: o app cuida do volume e da rotina, e a equipe especializada entra exatamente no momento em que o app trava.