Confira dicas de organização para atingir metas em 2015

Deseja um 2015 melhor, mais próspero e feliz? Então, arregace as mangas e coloque os planos na ponta do lápis, dê uma geral na casa, zere a caixa de e-mails... Quando criamos espaço, facilitamos a chegada de coisas boas

por Rafael Campos 15/01/2015 14:00

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Zuleika de Souza/CB/D.A Press
(foto: Zuleika de Souza/CB/D.A Press)

Um ano novo pode significar nada caso não haja esforço para sair da zona de conforto. As promessas feitas nessa época esbarram em muito desejo e pouca ação: queremos emagrecer, queremos cuidar mais da saúde, queremos arrumar a casa, queremos (insira aqui sua escolha). Sobram boas intenções.
Na maioria dos casos, em meio a tanta vontade, falta um aspecto básico: organização. Afinal, sonhos precisam de metas. Metas precisam de atitude. A partir do momento em que a vida está organizada é que essas atitudes vão gerar resultados. “É primordial que começar o ano com metas que possam ser cumpridas. Porque, quando fazemos o descarte daquilo que não usamos, abrimos espaço para a renovação”, afirma a personal organizer Renata Muniz.

Zuleika de Souza/CB/D.A Press
(foto: Zuleika de Souza/CB/D.A Press)
Por onde começar
O ideal é que você comece sua organização a partir do local que traz mais dificuldades ao desapego. Revire prateleiras, gavetas, armários, guarda-roupas — tudo deve ser passado a limpo.

1) Closet: é um dos lugares em que mais acumulamos itens sem necessidade. Renata Muniz indica que todas as roupas devem passar por um crivo para liberar mais espaço: se você não usa há pelo menos seis meses, não usará mais. “É preciso otimizar o espaço e parar de pensar como os nossos avós: perca esse apego à roupas que, às vezes, passam de geração para geração. Isso não é mais necessário.” Ou seja: aquela sua calça jeans que você não usa há 10 anos não será usada novamente, pode ter certeza. Renata também indica que você calce todos os seus sapatos e analise quais deles você ainda usa.

2) Cozinha. O primeiro passo é óbvio: só mantenha itens funcionais. “Assim, xícaras sem asa, pratos quebrados e potes furados devem ir para o lixo”, diz Renata. Outro ponto é comprar sempre objetos de mesmo tamanho e modelo. De que adianta ter dezenas de vasilhas diferentes se elas vão ficar bagunçadas no armário? Melhor comprar idênticas e guardar o que for necessário em vários recipientes.

3) Banheiro. Reveja todos os produtos e descarte os de validade vencida. “Não adianta comprar vários sabonetes se eles vão se perder com o tempo.” Nesse ponto, Renata Muniz faz um alerta: sempre veja se os medicamentos que guarda em casa não estão vencidos. “Isso traz um risco gravíssimo à saúde.”

O que jogar fora e o que doar?
Roupas rasgadas, furadas e manchadas devem ir para o lixo, bem como as roupas íntimas. “Roupas também apodrecem e a doação não tem nada a ver com dar produtos estragados”, explica a personal organizer. Itens de cozinha quebrados também vão para o lixo.
Fonte: Renata Muniz

Lar, organizado lar
Nada reflete mais o estado de espírito do indivíduo que a própria casa. Uma residência bem organizada demonstra sintonia consigo mesmo e o começo do ano é um momento ideial para a arrumação. “Principalmente, porque é quando ganhamos muitas coisas novas. É a hora certa de juntar tudo que não está sendo usado”, defende a personal organizer Renata Muniz.
A especialista lembra que organizar é garantir não só mais espaço em casa, mas na própria cabeça. Por isso é tão importante. “Não podemos fazer pré-julgamentos. Muita gente não sabe por onde começar e o consumo está muito alto, o que torna a organização mais difícil.”

Escritório planejado
Há como ser organizado no trabalho e desorganizado na vida, e vice-versa. Porém, por que não buscar ordem para essas duas partes essenciais? Ricardo Barbosa, diretor-executivo do Innovia Training & Consulting, garante que, como um sempre reflete no outro, é preciso equilíbrio. “O problema é que somos bons executores, mas não planejadores. E o planejamento é o mais importante para quem deseja uma vida profissional organizada.”

De acordo com ele, ao estabelecermos metas, também precisamos apontar os caminhos que vão nos levar até elas. “Você precisa assegurar que suas metas possam ser medidas em um futuro programado. É preciso fixar parâmetros que possam ser aferidos.” Ele dá como exemplo o desejo de emagrecer, que é vago. É preciso, por exemplo, dizer: quero perder 10kg nos próximos seis meses. E, mesmo que a meta não seja alcançada, ao criar um propósito específico, há como estabelecer novos prazos.

E isso tem de ser feito, também, nas suas aspirações profissionais. Ricardo explica que, no trabalho, é necessário saber a diferença entre necessidade e desejo. “É preciso gastar seus esforços e recursos naquilo que é necessário para que você possa expandir seus desejos. Caso contrário, há um prejuízo financeiro.” O planejamento deve, inclusive, passar pelos anseios da empresa em que se trabalha. Saber, por exemplo, a missão dela ajuda a distinguir melhor os objetivos a serem perseguidos na carreira.

E isso também exige que você defina suas metas junto ao seu gestor. Aqueles que conseguem ficar mais próximos de seus funcionários têm maior possibilidade de incentivar a equipe a atingir os objetivos — sejam eles gerais ou os específicos. E nada de ficar temendo mudanças. Para definir quais metas traçar para 2015, o primeiro passo deve ser reavaliar os prejuízos acumulados em 2014 — e em que pontos a desorganização foi a culpada pelo não cumprimento. “Isso vai exigir uma análise de quais hábitos devem ser mudados. Se não, você chegará em 2016 repetindo os mesmos erros.”

Zuleika de Souza/CB/D.A Press
(foto: Zuleika de Souza/CB/D.A Press)
Dinheiro no bolso, sempre
A compra de um imóvel é, ainda hoje, uma das maiores conquistas de um casal. Não foi diferente para a servidora pública Francielle Faria, 29 anos. Porém, quando ela e o marido tiveram de vender o apartamento comprado em Águas Claras para quitar dívidas adquiridas de um negócio que deu errado, o sonho precisou ser remanejado em nome do orçamento familiar. “Nunca tinha acontecido isso na minha vida. Eu me mudei para um local mais barato e tive que alterar a forma como cuidava do meu dinheiro”, conta.

Hoje, transformou o caderninho em seu principal aliado: ao anotar todos os gastos, consegue manter o controle sobre o que compra e quitou quase 100% das suas dívidas. “Não preciso usar planilhas complicadas. É apenas um arquivo de texto, mas fundamental para que eu não gaste mais do que ganho.” O hábito de manter um histórico de despesas é uma das principais dicas dos especialistas em orçamento doméstico.
“Um erro bastante comum consiste em ignorar os gastos pequenos, porém frequentes. Uma pessoa que tem o hábito de gastar R$ 2 todo dia com sobremesas pode achar que esse dinheiro não fará muita diferença no fim do mês, mas estamos falando em R$ 60 em 30 dias e R$ 720 em um ano”, garante Waldir Leôncio, planejador financeiro certificado na Oficina das Finanças.

De acordo com ele, economizar não significa cortar prazeres, mas organizar os gastos de forma a direcioná-los ao que mais importa à família naquele momento. “O ideal é que a pessoa separe um dinheiro para poupar ou investir assim que receber o salário, e se virar com o que sobrar. Isso é especialmente fácil de fazer quando se recebe um aumento, mas pequenas mudanças de hábito tornam essa atitude possível em qualquer situação.”

A necessidade de organização financeira é sempre presente na vida familiar. Porém, merece ainda mais atenção quando o salário não consegue render até o fim do mês. “Não importa sua situação financeira atual, a regra número um de uma vida financeiramente tranquila é não gastar mais do que se ganha”, frisa Leôncio.

A publicitária Bia Bonduki, 33 anos, já se viu nessa situação mais de uma vez. “Com 20 e poucos anos, eu vivia no cheque especial. Passei por uma intervenção familiar e melhorei um pouco. Aí passei a ter cartão de crédito e caí de novo no buraco. Piorou quando paguei o mínimo do cartão: parcelei a dívida, peguei empréstimo e me vi trabalhando em dois empregos para conseguir pagar tudo isso”, lembra.

Nessa época, Bia transferiu o controle da sua vida financeira para a mãe, que conseguiu organizá-la. “Ela zerou minhas dívidas e passou a me dar envelopes com o dinheiro do dia. Era R$ 6 de café da manhã, R$ 12 de almoço, R$ 12 de jantar, o valor do passe e R$ 10 de emergência. Não podia passar do valor e o que sobrasse, exceto o dinheiro de emergência, era pra guardar, como poupança. Fiquei dois meses assim e deu certo.”

O ano passado trouxe de volta o vilão do cartão de crédito e isso fez com que ela tomasse atitudes para se organizar em 2015. “Vou na máxima da minha bisavó que, de todo dinheiro que a gente recebe, a gente se paga um pouco. Baixei um aplicativo no celular que também mostra onde estou gastando mais e proponho trocas a mim mesma, do tipo: ‘Você precisa mesmo pedir delivery hoje?’.”

Carlos Moura/CB/D.A Press
(foto: Carlos Moura/CB/D.A Press)

Foco nos estudos
Quando chegou de Minas Gerais, a enfermeira Bianca Gonçalves de Almeida Pereira, 25 anos, não imaginava o quão forte era a cultura dos concursos públicos em Brasília. “Sempre trabalhei em hospitais particulares, mas, em 2014, me vi tendo de escolher os concursos para conseguir maior estabilidade”, conta. Assim, ela precisou reorganizar toda a sua rotina para dedicar-se apenas aos estudos. “Escolhi só estudar e pedi demissão. E optei por um cursinho on-line para ter mais controle sobre o meu horário.”

Com o foco em uma prova, prevista para março, ela estipulou ações que preenchem o seu dia de forma a manter uma regularidade no estudo. “Minha primeira atitude foi me desligar de todas as redes sociais. No máximo, faço pesquisas na internet que tenham relação com o que estou estudando.” O controle com a alimentação se tornou mais rigoroso e as leituras começam logo após o café da manhã. “Ponho um despertador para me lembrar da hora do almoço e volto aos livros. Às 17h, vou à academia e, ao voltar, janto e estudo mais. O meu planejamento envolve também esse cuidado com a saúde”, revela.

De acordo com Rosália Ribas, organizadora profissional pela empresa OZ! Organize sua vida e conselheira da Associação Nacional de Profissionais de Organização e Produtividade (Anpop Brasil), a organização é um processo que pode ser aplicado a qualquer área e não é um projeto de um só dia. “Por isso que, no decorrer de sua vida escolar, cada indivíduo vai criando metodologias e desenvolvendo técnicas de estudo. Isso é, vai se aprimorando de acordo com a experiência.”

Os erros mais comuns, segundo Rosália Ribas, da Anpop Brasil
1) Falta de foco: defina qual cargo o interessa;

2) Uso de desculpas para justificar por que não passou no concurso: “Eu trabalho”, “sou casado”, “tenho filhos”, “a concorrência é grande”, “a prova estava difícil” etc. Não perca seu tempo com desculpas. Estude!

3) A procrastinação: a pessoa faz de tudo, menos estudar. Liga a tevê, limpa a mesa, vai ao banheiro diversas vezes, come compulsivamente, entra nas redes sociais a toda hora. Crie a sua estratégia para vencer a procrastinação;

4) Falta de planejamento e organização: o candidato não sabe qual é o conteúdo da prova, não tem o material de estudos. Faça um bom planejamento e organize-se para cumpri-lo.


Para começar
1) Monte seu ambiente de estudos. É necessário, em primeiro lugar, uma mente sã, alimentação adequada, atividade física, qualidade de vida e vontade de estudar. “Outro aspecto importante é acreditar em si e ver a escolha pessoal como algo bom. Invista em material atualizado e de boa procedência. Tenha um kit de estudo, com papel, caneta colorida e marcadores de texto.”

2) Defina seus horários: o dia tem 24 horas. Divida o tempo no seu objetivo e reserve um dia para o descanso. Crie um plano de estudo. Pode ser uma tabela manual e ou eletrônica. Nela, insira todas as atividades com o número de horas que dedica a cada uma. “O importante é a qualidade e não a quantidade de horas direcionadas ao estudo”, resume a conselheira Rosália Ribas.

3) Use a tecnologia a seu favor: “Hoje, existem várias ferramentas de aprendizagem, pagas ou gratuitas. Por exemplo: vídeo-aulas, apostilas, simulados, cadernos de exercícios, cursos on-line, e-books etc.”, enumera Rosália.

4) Estudar em casa ou na biblioteca? Aí não tem regra: a melhor opção é a que se amolda ao perfil (e à capacidade de concentração) do candidato.


Bruno Peres/CB/D.A Press
(foto: Bruno Peres/CB/D.A Press)

Malhando sem preguiça
Se há uma meta de ano novo recorrente é a de criar o hábito de praticar exercícios físicos. Os benefícios já são mais que conhecidos. “A atividade física exige disciplina. Somente com isso é que ela pode se tornar rotina”, explica o educador físico Mateus Tessari.

O profissional assegura que aqueles que sabem organizar o tempo para se dedicar à atividade física não só são os que mais praticam como os que conseguem melhores resultados. “A organização também vai depender de onde a pessoa pratica. Por isso, é importante escolher bem a academia, priorizando as que têm um corpo profissional de qualidade”, completa.

Dicas para organizar o hábito de praticar exercícios físicos
1) Escolha uma atividade que você goste;

2) Procure estabelecer um horário fixo para as atividades;

3) Estabeleça um número exato de vezes em que você se exercitará durante a semana;

4) Escolha onde vai fazer seu exercício: vai para uma academia? Ou prefere atividades ao ar livre? É preciso também decidir se contará com a ajuda de personal trainer;

5) Monte uma playlist que lhe dê gás. Ajuda, principalmente, na esteira.


Tecnologia a seu favor
Gmail, Facebook, Twitter, Tumblr, Instagram, LinkedIn... Todos esses serviços e redes sociais podem bagunçar a sua produtividade. Mesmo que as tecnologias sejam criadas na intenção de tornar tarefas mais simples, há muita gente que se torna refém delas. E essas dificuldades se refletem na vida off-line.

“Usamos aparelhos digitais todo tempo. Com tantos dispositivos, uma pilha de informação digital se acumula todos os dias. A tecnologia, nesse sentido, parece ser prejudicial, mas isso está diretamente relacionado ao uso que as pessoas fazem”, assegura Gabriela Brasil, consultora de organização e membro da Napo (Associação Nacional dos Profissionais em Organização).

Quem não usa bem acaba perdendo tempo. “O que acontece é que não adianta comprar um smartphone de última geração se você não se comprometer a mantê-lo em ordem e de acordo suas necessidades”, enfatiza Gabriela.

A utilidade dos gadgets é bem relativa. “Para que a tecnologia seja benéfica, ela precisa ser acompanhada da cultura da organização. Isso significa baixar aplicativos úteis e mantê-los atualizados, organizar arquivos, excluir itens desnecessários, gerenciar notificações etc.”, diz a especialista.

“A organização otimiza a nossa vida digital, fazendo com que ela trabalhe a nosso favor e não o contrário. Organizando, fica fácil achar qualquer item com mais facilidade no computador, no e-mail e no celular. Isso poupa tempo e diminui o estresse da busca”, resume Gabriela. E isso ajuda o trabalho a ficar mais produtivo e rápido, melhorando sua imagem profissional.

Atitudes valiosas
1) Classifique os arquivos no computador de acordo com suas áreas de atuação.

2) Mantenha a área de trabalho do computador limpa, apenas com itens que estão em uso.

3) Atualize os perfis nas redes sociais, principalmente aqueles que possuem informações de trabalho. Hoje em dia, as empresas pesquisam bastante o histórico de seus funcionários por meio dessas redes.

4) Organize o e-mail. O mais importante é processar a caixa de entrada com frequência, apagar o que for lixo, usar marcadores e pastas para arquivar as mensagens.

5) Organize os dispositivos móveis fazendo uma boa seleção de aplicativos e configurando as notificações.

6) Faça backups dos seus dispositivos com regularidade.

Fonte: Gabriela Brasil

O diagnóstico de um desorganizado digital
De acordo com Gabriela Brasil, da Associação Nacional dos Profissionais, muitas vezes não conseguimos avaliar o tamanho da desorganização digital porque os arquivos não possuem um volume físico aparente. “É muito mais fácil identificar uma sala totalmente bagunçada, mas um computador, ao ser fechado, tem sua bagunça escondida rapidamente.” O desorganizado digital, geralmente:

não consegue se localizar arquivos no próprio computador;
possui várias pastas e arquivos soltos, sem categorização, na área de trabalho.
não faz backup dos seus arquivos com frequência;
não tem um backup de contatos da agenda do celular;
não tem controle da caixa de entrada do e-mail, tendo sempre mensagens não lidas;
possui aplicativos nunca usados em seu celular;
não consegue localizar facilmente seus downloads;

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